Come fare prospezione immobiliare in 4 passi

La prospezione immobiliare, ovvero la ricerca attiva di clienti immobiliari, è essenziale per la crescita e il successo di un’agenzia ma necessita di un approccio strutturato e metodico. Questo articolo ti guida attraverso i passaggi chiave per organizzare la tua prospezione, dalla definizione della tua zona d’azione all’utilizzo degli strumenti di CRM, fornendoti dei consigli pratici per ciascuno step del processo.

Prospezione immobiliare: definizione

Per prospezione immobiliare si intendono tutte le azioni svolte da un agente immobiliare o un’agenzia immobiliare per identificare, contattare e offrire a dei potenziali clienti un supporto per i loro progetti immobiliari attraverso un mandato. La prospezione immobiliare ingloba diverse tecniche e strumenti che vanno dal marketing tradizionale, come le chiamate telefoniche e le visite al terreno, alle strategie digitali moderne, come il marketing dei social network e la SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca) per attirare e gestire i lead. Essenziale per sviluppare il portafoglio clienti, la prospezione è un’attività continua che esige adattabilità, perseveranza e una solida rete di contatti.

1. Definisci l'ambito della tua prospezione immobiliare

Come delimitare la propria zona di prospezione degli immobili?

La delimitazione della tua zona di prospezione influenza direttamente l’efficacia dei tuoi sforzi di prospezione. Per scegliere intelligentemente questa zona, inizia effettuando un’analisi dettagliata del mercato, studiando le tendenze di vendita, i volumi delle transazioni e gli sviluppi previsti nelle differenti regioni. Prendi in considerazione fattori come la densità di popolazione, la presenza di imprese o di zone commerciali, e l’esistenza di nuovi progetti immobiliari che possano attirare degli acquirenti. Considera soprattutto le zone meno sature di concorrenza, poiché queste possono offrire delle opportunità di distinguersi sul mercato.

Per un’analisi più approfondita, utilizza dei dati demografici ed economici, nonché degli strumenti di cartografia e di geolocalizzazione per identificare con precisione le zone più promettenti. L’obiettivo è di trovare un equilibrio tra una forte domanda potenziale e una concorrenza ragionevole, al fine di massimizzare le tue probabilità di conversione ma al tempo stesso ottimizzando le risorse.

Prospettare quando si è agenti: come fissare i propri obiettivi?

I tuoi obiettivi di prospezione come agente immobiliare devono essere specifici, realistici e si devono adattare alla tua capacità operativa nonché alle condizioni di mercato. Determina il numero di contatti necessari in funzione del tuo tasso di conversione storico, ma considera anche le tue capacità di espansione e le problematiche specifiche del mercato attuale.

Ad esempio, se storicamente il 10% dei tuoi contatti si converte in clienti, contattando 200 persone otterrai 20 mandati. Tuttavia, per migliorare queste cifre o compensare una riduzione delle conversioni, considera di aumentare il numero dei contatti o di migliorare le tue tecniche di conversione per una formazione continua o l’adozione di nuovi strumenti.

Inoltre, fissa degli obiettivi secondari che supportino lo scopo principale, come il miglioramento della qualità dei lead generati o l’aumento del tasso di conversione delle chiamate telefoniche in appuntamenti. Questi obiettivi intermedi ti aiuteranno a modificare rapidamente le tue tattiche e strategie lungo tutto il processo di prospezione.

2. Prepara le tue risorse di prospezione di beni immobili

Come fare le liste di contatti per il prospecting immobiliare?

La tua base di contatti è una delle risorse più preziose della tua strategia di prospecting. Questi contatti possono provenire da differenti fonti:

• Acquisto di lead (contatti): acquisire lead qualificati da fornitori dalla buona reputazione può velocizzare la tua entrata sul mercato. Assicurati che questi lead siano recenti e pertinenti per il tuo mercato target.
• Aggiornamento proattivo: raccogli delle informazioni sulle proprietà recentemente messe in vendita. Usa i dati pubblici, gli annunci immobiliari online e i registri immobiliari per identificare le proprietà che potrebbero essere vendute di nuovo.
• Generazione di lead tramite strumenti online: alcuni strumenti come i valutatori di proprietà online possono catturare l’interesse dei proprietari che considerano l’opzione di vendere, offrendo loro un valore aggiunto ancor prima del primo contatto.
• I social network e altre piattaforme digitali per ottimizzare la propria presenza online, nonché i metodi di prospezione fisici come telefonate, sms, porta a porta o ancora la distribuzione dei volantini sono altri mezzi di acquisizione di contatti.

Importante: organizza questi contatti all’interno delle liste suddivise secondo dei criteri precisi come la zona geografica, il tipo di proprietà, il potenziale di vendita o lo stesso stadio decisionale del proprietario. Nel prossimo paragrafo vedremo perché tale passaggio è di fondamentale importanza per l’ottimizzazione del lavoro e della sua efficacia.

Redigi il tuo script: cosa devi dire al telefono per acquisire un immobile?

Sviluppa degli script e delle proposte di vendita che si adattino ai tuoi differenti segmenti di clienti (cioè in base a come li hai suddivisi).

• Inizia presentandoti e indicando il nome della tua agenzia. Sii breve ma professionale, creando una prima impressione positiva. 
• Spiega chiaramente il motivo della chiamata. Che sia per una valutazione, un invito a una visita aperta, o un’offerta specifica, assicurati che il motivo sia direttamente legato agli interessi del potenziale cliente.
• Poni delle domande aperte che incoraggino il potenziale cliente a parlare dei suoi bisogni, delle sue preferenze e delle sue aspettative. Ad esempio, domanda quale sia per lui/lei la cosa più importante nella vendita dell'immobile di cui è proprietario.
• Metti in risalto ciò che puoi offrire di meglio rispetto ai tuoi concorrenti. Ciò può essere rappresentato dalla tua conoscenza approfondita del mercato locale, dalle tue reti di acquirenti qualificati o dalla tua capacità di trattativa per ottenere le migliori condizioni di vendita. 

Testa i tuoi script con una piccola squadra prima di impiegarli col grande pubblico. Raccogli dei feedback, modifica al bisogno il tono e il contenuto, e assicurati che ciascuno script rifletta il tuo marchio e il tuo approccio al cliente.

3. Utilizza degli strumenti di gestione di progetto o CRM: i software di prospezione

Adottare un sistema o un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è un passaggio imprescindibile per qualsiasi agenzia immobiliare che desidera ottimizzare il proprio processo di prospezione, di gestione e di follow-up dei clienti “caldi” in tempo reale. Un buon CRM trasforma il modo in cui monitora e interagisci con i tuoi contatti e clienti, fornendoti gli strumenti necessari per organizzare, analizzare e agire su delle vaste quantità di informazioni.

1. Seleziona il CRM giusto: scegli un CRM che si integri bene con gli altri strumenti che già utilizza e che possano essere personalizzati per rispondere ai bisogni del settore immobiliare. Cerca delle funzionalità come la segmentazione automatica dei contatti, l’integrazione con le piattaforme dei social network, e le capacità di ottenere dei report avanzati. Scegli un CRM adatto a te e ai tuoi colleghi, esperti del mercato. Puoi selezionarlo tra i migliori software per l'immobiliare.
2. Documenta e traccia le interazioni: usa il tuo CRM per registrare ciascuna interazione con i tuoi clienti, a prescindere che si tratti di campagne di telefonate, appuntamenti di persona, scambi di email o di risposte a delle campagne di marketing. Questa documentazione aiuta a creare uno storico completo della relazione con i clienti, cruciale per fornire un servizio personalizzato e per comprendere i bisogni e le preferenze dei tuoi clienti nel corso del tempo.
3. Pianifica i follow-up: il CRM deve permetterti di programmare delle attività di follow-up direttamente collegate a ciascun contatto. Che si tratti di promemoria per inviare delle informazioni supplementari, di fissare degli appuntamenti, o di rilanciare una trattativa, la possibilità di pianificare e di mantenere dei follow up consente di mantenere lo slancio nel processo di vendita.
4. Analizza i dati: utilizza le funzionalità analitiche del tuo CRM per valutare l’efficacia delle tue strategie di prospezione. Analizza metriche come il tasso di conversione, il tempo medio di arrivo alla conversione, e il ritorno sull’investimento (ROI) delle differenti campagne.
5. Forma la tua squadra al CRM: assicurati che tutta la tua squadra sia correttamente formata per l’utilizzo del CRM. Una comprensione approfondita di tutte le funzionalità dello strumento è necessaria per massimizzare il suo utilizzo. Prendi in considerazione la possibilità di fare delle sessioni di formazione costanti e di aggiornamento sulle best practice e sulle nuove funzionalità, per incoraggiare l’adozione e l’utilizzo efficace del sistema. Un uso efficace del CRM può potenzialmente aumentare i nuovi mandati di vendita.

4. Agente immobiliare: come impostare la prospezione per trovare dei clienti?

Metti in pratica una routine di prospezione fisica e digitale

Per ottimizzare l’efficacia della tua prospezione fai in modo di organizzare le tue giornate con disciplina e metodo. Definisci delle fasce orarie dedicate esclusivamente alla prospezione fisica o digitale per garantire un focus assoluto e massimizzare così la tua produttività. Ecco qualche suggerimento per strutturare efficacemente la tua routine quotidiana di prospezione come agente immobiliare:

• Pianificazione strategica: inizia la tua giornata dai task più mentalmente impegnativi, come le telefonate a freddo o la pianificazione degli appuntamenti. Ad esempio, riserva due ore ogni mattina per le telefonate dirette.
• Follow-up delle interazioni: dopo ogni singola sessione di prospezione, prenditi il tempo di annotare i dettagli rilevanti nel tuo CRM e di pianificare le azioni di follow-up immediati.
• Sessioni di call-back: riserva un’ora il pomeriggio al follow-up dei contatti generati precedentemente. Invia delle email o degli sms di ringraziamento, pianifica gli appuntamenti futuri, o le risposte alle domande poste durante la chiamata del mattino.
• Valutazione quotidiana: termina ogni giornata con una breve valutazione delle tue attività di prospezione. Cosa hai concluso? Quali problematiche hai riscontrato? Modifica i tuoi piani per il giorno seguente di conseguenza.

Effettua un follow-up regolare per stimolare la richiesta

Il follow-up è una componente chiave della conversione dei potenziali clienti in clienti. Una strategia di follow-up sistematico e personalizzato può aumentare di molto il tuo tasso di conversione.

• Più punti di contatto: integra più mezzi di comunicazione nel tuo piano di follow-up. Usa le telefonate, il porta a porta, le email personalizzate, i messaggi sui social network, e tutte le tecniche di prospezione a tua disposizione.
• Personalizzazione: adatta ogni comunicazione di follow-up ai bisogni specifici e alle interazioni precedenti con ciascun potenziale cliente. Menziona dei dettagli delle tue precedenti conversazioni per dimostrare la tua attenzione e la tua dedizione.
• Frequenza: stabilisci una frequenza di follow-up che mantenga il coinvolgimento senza essere invadente. Un follow-up troppo frequente può scoraggiare i potenziali clienti, mentre una frequenza insufficiente può farli sentire trascurati.
• Utilizzo della tecnologia: usa degli strumenti automatizzati per i promemoria di follow-up e per inviare dei messaggi personalizzati programmati, assicurandoti così che ciascun potenziale cliente non sia dimenticato.
• Analisi dei ritorni: valuta l’efficacia delle differenti tecniche di follow-up analizzando i tassi di risposta e le conversioni. Usa questi dati per affinare costantemente il tuo approccio di follow-up.

L’organizzazione della tua prospezione immobiliare non necessita solo della perseveranza, ma anche di un approccio strategico e mirato. Seguendo le tappe descritte in questo articolo, potrai massimizzare l’efficacia dei tuoi sforzi di prospezione e aumentare il tuo tasso di conversione, contribuendo così alla crescita e al successo della tua agenzia immobiliare.