In questo articolo illustreremo con parole semplici quali sono le caratteristiche e i requisiti che un atto pubblico deve avere per poter essere considerato valido, con focus sugli aspetti che lo differenziano dalle scritture private semplici e autenticate.
L’atto pubblico, detto anche atto autentico o scrittura pubblica, è un documento redatto in forma scritta, con le richieste formalità, da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato dallo Stato ad attribuirgli pubblica fede, ossia valore di prova legale, come stabilito dall’art. 2699 del codice civile.
Un atto pubblico garantisce una piena prova circa:
Inoltre, un atto pubblico ha valore di titolo esecutivo per le eventuali obbligazioni di denaro che contiene.
In Italia una vasta pluralità di atti e contratti deve essere redatta in forma pubblica, a pena di nullità, tra cui gli atti notarili di compravendita, gli atti donativi di un certo valore e gli atti costitutivi di associazioni riconosciute o società di capitali.
Altri esempi di atti pubblici possono essere:
In linea generale, nel settore immobiliare gli atti che sanciscono il passaggio di proprietà di un bene immobile vengono redatti in forma pubblica.
Le principali caratteristiche dell’atto pubblico sono la pubblica fede e il valore probatorio fino a querela di falso, come indicato dall’art. 2700 del codice civile.
Per poter essere considerato valido, un atto pubblico deve essere emesso, come accennato, da un notaio o altro pubblico ufficiale investito di una pubblica potestà documentaria, attestativa o certificativa, come:
È un pubblico ufficiale il soggetto che esercita una funzione legislativa, amministrativa o giudiziaria, con o senza un rapporto di impiego con lo Stato o altri enti pubblici.
Il notaio è un pubblico ufficiale a cui è affidato ex lege il potere di documentazione pubblica, secondo quanto indicato dalla legge numero 89 del 16 febbraio 1913. Il notaio, dotato di pubblici poteri, è incaricato di accertare l’identità dei soggetti firmatari e dei fatti avvenuti in sua presenza e garantire la validità giuridica di atti, contratti e negozi stipulati tra privati, associazioni e imprese, attribuendogli pubblica fede e valore di prova legale.
La suddetta legge numero 89 del 16 febbraio 1913 indica le modalità di formazione degli atti e circoscrive altresì la competenza territoriale del notaio.
Un atto pubblico, per essere considerato valido, deve necessariamente riportare:
Se privo della contestuale sottoscrizione del pubblico ufficiale e delle formalità prescritte, l’atto perde l’efficacia probatoria e il valore legale e viene, pertanto, considerato alla stregua di una semplice scrittura privata, come indicato dall’art. 2701 del codice civile.
È previsto che venga data integralmente lettura dell’atto ai contraenti ed eventuali testimoni. A pena di nullità, l’atto pubblico deve essere stipulato alla presenza di testimoni quando, per esempio, una delle parti presenta una qualche forma di disabilità.
Un documento diventa atto pubblico quando è redatto con le richieste formalità da un notaio o da un altro pubblico ufficiale. In buona sostanza, il fatto che a occuparsi della stesura di un documento sia un soggetto dotato di potere certificativo, documentario e attestativo gli conferisce un carattere ufficiale.
Se, invece, il documento è redatto e sottoscritto senza rispettare le formalità stabilite, viene considerato come una semplice scrittura privata.
Un atto pubblico e una scrittura privata sono mezzi di prova di carattere documentale apparentemente simili ma prodotti da soggetti diversi e contraddistinti, a ben vedere, da significative differenze dal punto di vista della sostanza.
Le scritture private sono atti creati e sottoscritti da privati cittadini, senza l’intervento di un pubblico ufficiale. Le parti, molto semplicemente, dichiarano di accettarne il contenuto. Una scrittura privata può essere stilata indistintamente da chiunque, senza una specifica forma. Per disconoscere una scrittura privata basta contestarla, dichiarando che la firma apposta non sia la propria.
Un atto pubblico, invece:
È, quindi, estremamente difficile contestare un atto pubblico e disconoscere la validità delle attestazioni di un pubblico ufficiale. Per contestare una scrittura privata, invece, è sufficiente una dichiarazione in cui si afferma che la firma non sia la propria.
Supponiamo, per esempio, di firmare un contratto di compravendita relativo a un bene immobile. Non potremo negare che quella sia la nostra firma per sottrarci all’impegno preso, dal momento che la nostra identità e la nostra volontà sono state entrambe accertate dal notaio.
Un atto pubblico è interamente redatto dal notaio, che riporta le dichiarazioni fatte in sua presenza dalle parti di cui ha accertato l’identità e di cui raccoglie le firme contestualmente alla propria. Al contrario, il contenuto di una scrittura privata autenticata è elaborato dalle parti. Il notaio autentica le firme apposte in sua presenza, accertandosi che l’accordo sia conforme alla legge e alla volontà dei sottoscrittori.
Una scrittura privata autenticata è, quindi, dotata di maggior forza probatoria rispetto a una semplice scrittura privata e può divenire incontestabile come un atto pubblico, proprio perché le firme vengono autenticate da un pubblico ufficiale.
Gli atti pubblici sono soggetti alla registrazione presso l’Ufficio del Registro dell’Agenzia delle Entrate, l’organo esecutivo del Ministero delle Finanze, che si occupa, per l’appunto, della registrazione di atti per cui è previsto il pagamento dell'imposta di registro.
Gli atti pubblici devono essere presentati all’Ufficio del Registro dell’Agenzia delle Entrate dal pubblico ufficiale che li ha stilati e autenticati, provvedendo al versamento della relativa imposta.
L’Ufficio del Registro, dopo aver riscosso l’imposta, annota gli estremi di registrazione, indicando la somma incassata.
Per recuperare un atto pubblico, le vie percorribili sono due. Le illustriamo dettagliatamente di seguito.
Il notaio o altro pubblico ufficiale che si è occupato della stesura dell’atto è tenuto per legge a conservarlo nei repertori.
Allorché il professionista che aveva provveduto alla redazione dell’atto avesse cessato l’attività o fosse andato in pensione o deceduto, ci si può rivolgere direttamente all’Archivio Distrettuale Notarile di competenza. Ogni atto pubblico è soggetto al controllo del conservatore dell’Archivio Notarile.
In questo caso, il rilascio di una copia dell’atto pubblico richiesto potrebbe essere soggetto al pagamento di diritti e imposte di bollo.
Per recuperare un atto pubblico ci si può recare personalmente presso l’Ufficio del Territorio dell’Agenzia delle Entrate o, più comodamente, presentare una richiesta online tramite il portale dell’Agenzia.
Il falso in atto pubblico o falsa dichiarazione è il reato commesso da chi dichiara a un pubblico ufficiale fatti non corrispondenti al vero in un atto pubblico che, invece, dovrebbe provare la veridicità degli stessi.
Il costo di un atto pubblico dal notaio può variare significativamente a seconda del tipo di atto e del valore e complessità dell’operazione. Indicativamente può oscillare tra 500 e 5000 euro, incluse imposte, tasse e parcelle del professionista che si occupa della stesura dell’atto.
Il modo più immediato è rivolgersi al notaio che l'aveva originariamente redatto. Se il notaio non esercita più la professione, l'atto è conservato presso l'Archivio Distrettuale Notarile di competenza.
